Administración integral de fincas

Si bien nuestra profesión queda regulada en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, Aiser Administración de Fincas ofrece un amplio abanico de soluciones basadas en las necesidades de nuestros administrados quienes demandan servicios profesionales, transparentes, comunicativos que den una valor añadido al servicio tradicional de administración de fincas. Para ello, contamos con un equipo formado por personas altamente cualificadas, formadas y dinámicas, además de estar respaldados por un amplio grupo de colaboradores, lo que hace posible una intervención ágil y eficaz en la resolución de todo tipo de problemas.

A modo de resumen, señalamos las principales características de nuestro servicio integral de administración.

Servicios administrativos

• Colaboración con la Junta de Gobierno: o personas designada a tal efecto en la redacción de Estatutos (si no los hubiese) y Reglamentos de Régimen Interior.
• Preparación y convocatoria de Juntas Generales Ordinarias: con carácter anual, y Extraordinarias con la antelación establecida por Ley, asistencia a las mismas en calidad de Secretario, redacción, levantamiento y traspaso del acta resultante de la Junta al libro de actas y posterior envío por correo ordinario y/o electrónico de copia a todos los propietarios.
• Gestiones ante los organismos Oficiales, Municipales y Autonómicos: que la Junta Directiva y/o la Asamblea General consideren oportunas (ayuntamiento, hacienda, compañías suministradoras, etc..)
• Solicitud y estudio de presupuestos, proyectos de mantenimiento, pólizas de seguro: presentación de las mejores ofertas en relación calidad-precio para la aprobación en Junta del más apropiado, posterior contratación y tramitación y seguimiento en caso de siniestros (caso del seguro).
• Deposito, custodia y mantenimiento de todos los documentos propiedad de la comunidad: (libro de actas, pólizas de seguro, contratos, correspondencia, etc.) estando en todo momento a disposición de cualquier miembro de la comunidad que solicite revisarlos.
• Reuniones con la Junta de Gobierno: con la periodicidad que se estime oportuna.

Servicios generales

• Velar por el buen régimen de la comunidad: mediante visitas periódicas a la misma.
• Aviso a los diferentes gremios y empresas: que tuvieran que ejecutar acciones de mantenimiento, así como las reparaciones que fueran necesarias.
• Asesoramiento sobre servicios profesionales de mantenimiento con presentación a la Asamblea General: si así lo requiere, de presupuestos diversos (al menos tres), al objeto de que la Junta de Gobierno apruebe aquel que considere más conveniente.

Gestión de personal

• Contratación del personal necesario: (si las circunstancias lo precisan) con una selección previa y tramitación de la documentación necesaria en INAEM, Seguridad Social y Hacienda.
• En el caso de trabajadores autónomos y/o empresas de mantenimiento establecer un riguroso control de facturación así como de las obligaciones y tareas especificadas en el contrato, exigiendo con la periodicidad que se determine, entre otra la siguiente documentación laboral: Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa y del centro de trabajo, copia del contrato de trabajo y/o situación de las condiciones de trabajo (horario y frecuencia) del personal que presta servicio en la comunidad, póliza en vigor del seguro de responsabilidad civil, TC 1, etc.

Servicios económicos-financieros

• Tramitación de todos los pagos ordinarios y extraordinarios: acordados por la comunidad y aquellos que no correspondan a gastos generales, con la autorización o visto bueno del Presidente.
• Gestión de pago de los impuestos a los que viene obligada la comunidad.
• Confección en soporte magnético, emisión y gestión de recibos a cobro con la periodicidad acordada, tanto de cuotas ordinarias, como derramas extraordinarias.
• Cálculo de los costes del metro cúbico de agua caliente y precio hora o Kw/h de calefacción, así como la regularización por ejercicio de ambos suministros.
• Exhaustivo y periódico seguimiento a los propietarios con recibos devueltos y pendientes de pago, mediante reclamaciones extrajudiciales hasta la notificación a la Junta de Propietarios y en aquellos casos que se requiera la posterior reclamación judicial.
• Información por escrito, de una manera clara y sencilla y con la periodicidad acordada, de los gastos e ingresos que permitan conocer la situación contable y financiera en que se encuentra en todo momento la comunidad, junto con la situación de impagados.
• Preparar al cierre de ejercicio las cuentas anuales, así como el presupuesto de ingresos y gastos para el siguiente ejercicio (bajo las directrices del Presidente), para someterlo a la aprobación de la Junta junto con la determinación de las cuotas comunitarias a aplicar.
• Elaboración del presupuesto de ingresos y gastos tanto ordinarios como extraordinarios, realizando un seguimiento del mismo al objeto de evitar desviaciones.

Servicios complemetaríos / Asesorías

Asesoramiento Jurídico

Al ser miembro del Real e Ilustre Colegio de Abogados de Zaragoza, disponemos de un servicio de asesorías diversas que responden cuantas dudas se producen en el ejercicio de nuestra profesión y que nosotros ofrecemos a nuestros administrados en tanto en cuanto afecten a la comunidad y a la relación entre vecinos.

Asesoramiento Técnico

Desde un enfoque técnico-jurídico eminentemente práctico, en colaboración estrecha con ingenieros, arquitectos y peritos de reconocido prestigio profesional y una dilatada experiencia en informes periciales, procedemos en una primera fase a la reclamación amistosa con los medios apropiados de prueba.

Una vez intentada la primera fase sin resultado positivo para nuestros clientes, procedemos previa aprobación por la Junta de Propietarios a interponer demanda judicial con el fin de solicitar el cumplimiento de las calidades y servicios que ha de tener el edificio de conformidad con la normativa vigente, Código Técnico Edificación y resto de normas subsidiarias aplicables a toda edificación.

Contamos con la experiencia de años y excelentes resultados en las reclamaciones judiciales interpuesta a los agentes intervinientes en el proceso de edificación de un inmueble.

Asesoramiento Laboral

En las Comunidades con empleados y al objeto de cumplir con las obligaciones en materia laboral y evitar posibles sanciones económicas, se tramitaran los siguientes documentos:

• Alta de la Empresa en la Seguridad Social, alta de trabajador/es, confección y presentación de los Contratos de Trabajo así como de los Seguros Sociales, TC1 y TC2.
• Tramitación y seguimiento de altas, bajas, incapacidad laboral transitoria (ILT), así como la modificación de la situación laboral de los empleados.
• Certificados de retenciones e ingresos anuales de los empleados contratados.
• Estudio y asesoramiento de aquellas bonificaciones que se puedan aplicar en las cotizaciones a la Seguridad Social.

Asesoramiento Fiscal

A las Comunidades de Propietarios le competen las mismas obligaciones fiscales que al resto de entidades en posesión de C.I.F., por lo que se procederá a efectuar:

• Alta de la comunidad en Hacienda como retenedora de rendimientos del trabajo personal mediante la presentación del Modelo 036 y obtención del C.I.F. que deberá figurar en todas las facturas recibidas.
• Practicar la Retención del I.R.P.F. de los empleados de la finca, si los hubiese.
• Confección y presentación vía telemática de las Declaraciones Informativas siguientes:
  • 1- Trimestralmente, el Modelo 111 declarando las cantidades retenidas en el trimestre natural por los rendimientos del trabajo de aquellos profesionales que presten sus servicios a la comunidad.
  • 2- Anualmente, el Modelo 190 o resumen anual de rendimientos del trabajo personal.
  • 3- Anualmente, el Modelo 184 de atribución a la comunidad de rentas superiores a 3.000 euros anuales procedente de venta o arrendamiento de bienes propiedad de la comunidad (piso portería, azoteas, vallas publicitarias, locales, etc.). En este caso la comunidad ha de tributar por el IVA repercutido, realizando declaraciones trimestrales por IVA (cuatro, por tanto, al año) y una declaración anual, resumen de las cuatro anteriores. Asimismo, las cuotas de IVA soportado que la comunidad de Propietarios puede deducirse son únicamente las relacionadas directamente con la actividad objeto de los ingresos. Finalizado el año natural Aiser Administración de Fincas elabora a cada propietario de la comunidad un certificado que deberá declarar a Hacienda en su declaración del I.R.P.F. y en el que, con arreglo a su coeficiente y a efectos fiscales, las rentas obtenidas derivadas del arrendamiento se computaran como un ingreso.

Inspección y seguridad

Entre las distintas funciones que como administradores de fincas tenemos encomendadas, destaca la de velar por los intereses de las comunidades. De entre estos intereses cabe señalar el cumplimiento de toda la normativa legal en lo relativo a las medidas de seguridad de las instalaciones y servicios comunitarios, destacando entre otros el control de los plazos de inspección de las:

• Instalaciones eléctricas de baja tensión (garaje, piscina, alumbrado exterior).
• Instalaciones térmicas en edificios (salas de calderas).
• Instalaciones contra incendios (extintores, BIE, columnas húmedas, centralitas de incendios).
• Instalaciones de almacenamiento de líquidos petrolíferos (gasoil).
• Instalaciones de ascensores en edificios de más de 20 viviendas o más de 4 plantas.